En tiempos de crisis:
¿Cómo atender un desastre en tu empresa?

Así como el Coronavirus, las empresas se ven enfrentadas a diario a diversos desastres por tuberías rotas, fallas en el servidor, la ciberdelincuencia, incendios, terremotos y condiciones meteorológicas adversas, como el terrible huracán IOTA, que arrasó con todo a su paso.

¿Qué hacer en tiempos de crisis? 

En este punto hablamos de la continuidad del negocio, que consiste en las medidas que adopta una empresa para garantizar que su operación no se vea afectada por algún evento que se salga de su control. Para ello, se necesita tener un plan comercial muy bien pensado que pueda compensar al ahorrar costos de recuperación, ingresos comerciales, la reputación de la empresa e incluso la vida de los colaboradores.

Para adoptar este plan, debemos incluir: 

1. Una preparación previa con una lista de los tipos de eventos que podrían, de alguna manera, hacer daño a la empresa, la magnitud de la amenaza que representa cada uno y la forma en que se puede minimizar su impacto
2. Una respuesta a la emergencia, con los procedimientos a seguir, cuando se esté acercando un desastre o ya haya ocurrido.
3. El plan para la recuperación comercial, con una lista de las funciones comerciales claves de la compañía y los pasos a seguir para restablecer las ventas, la producción y las operaciones a los niveles previos al desastre
   
   

Cómo implementar la continuidad del negocio

• Formemos un equipo: con el apoyo de la alta gerencia, asignemos a alguien responsable de supervisar el proceso. Luego, podremos reunir a un equipo central, con representantes del área comercial
• Evaluemos el riesgo: identificando y clasificando las posibles amenazas, que incluyen temas, como la construcción de instalaciones, recursos tecnológicos, más personal, eventos pasados, problemas de la cadena de suministro, equipos especializados, clima, seguridad y servicios públicos
• Analicemos el impacto comercial: clasificando las funciones comerciales según su prioridad, para saber cuáles restablecer primero después de un desastre
• Solicitemos a las unidades de negocios recomendaciones y estrategias de recuperación que permitan que las funciones clave estén en funcionamiento dentro de un marco de tiempo específico. Esto incluye información sobre cómo recuperar sus archivos de datos de respaldo (que deben ser almacenados de manera remota), y con qué proveedor informático nos respaldará en caso de ser necesario
• Todo por escrito: Es importante documentar el plan de acción y los procedimientos paso a paso, asignando tareas concretas a las personas claves en este proceso
• Hagamos pruebas hasta estar seguros: Debemos pensar en la planificación de la continuidad del negocio, como un ciclo que requiere revisiones continuas, actualizaciones y ajustes basados en los cambios en sus operaciones comerciales.
• Por último, tendríamos una ventaja muy grande si implementamos simulacros, que ayudarán a evaluar y mejorar la respuesta de cada uno de los colaboradores
  
  

Plan de emergencia regulado por el Gobierno de Colombia 

El Gobierno nacional a través del decreto 1072 de 2015 ofrece las siguientes pautas para elaborar un plan de respuesta ante emergencias:

• Identificar sistemáticamente todas las amenazas que puedan afectar a la empresa
• Identificar los recursos disponibles, incluyendo las medidas de prevención y control existentes al interior de la empresa para prevención, preparación y respuesta ante emergencias, así como las capacidades existentes en las redes institucionales y de ayuda mutua
• Analizar la vulnerabilidad de la empresa frente a las amenazas identificadas, considerando las medidas de prevención y control existentes
• Valorar y evaluar los riesgos considerando el número de trabajadores expuestos, los bienes y servicios de la empresa
• Diseñar e implementar los procedimientos para prevenir y controlar las amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no prioritarias
• Formular el plan de emergencia para responder ante la inminencia u ocurrencia de eventos potencialmente desastrosos
• Asignar los recursos necesarios para diseñar e implementar los programas, procedimientos o acciones necesarias, para prevenir y controlar las amenazas prioritarias o minimizar el impacto de las no prioritarias
• Implementar las acciones factibles, para reducir la vulnerabilidad de la empresa frente a estas amenazas que incluye entre otros, la definición de planos de instalaciones y rutas de evacuación
• Informar, capacitar y entrenar incluyendo a todos los trabajadores, para que estén en capacidad de actuar y proteger su salud e integridad, ante una emergencia real o potencial
• Realizar simulacros como mínimo una vez al año con la participación de todos los trabajadores
• Conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias, acorde con su nivel de riesgo y los recursos disponibles, que incluya la atención de primeros auxilios
• Inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST, todos los equipos relacionados con la prevención y atención de emergencias incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con el fin de garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento
• Desarrollar programas o planes de ayuda mutua ante amenazas de interés común, identificando los recursos para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias en el entorno de la empresa y articulándose con los planes que para el mismo propósito puedan existir en la zona donde se ubica la empresa.
  
  

El impacto de los posibles eventos dependerá de lo preparados que estemos, por lo que es necesario que los planes que ya mencionamos estén integrados a la compañía de manera eficiente y ordenada. Es necesario, que todos los colaboradores estén enterados de estos procesos y estén preparados para lo que decida el Comité de manejo de crisis de la empresa, desde donde se darán las pautas a seguir.

¡Una empresa preparada y segura hace la diferencia!