Conseils pour la reprise des activités après une tempête hivernale

Il est important que vous communiquiez à vos parties prenantes, de façon claire et concise, la situation actuelle de votre entreprise et vos plans d’action. La meilleure façon de transmettre un message cohérent est de désigner une personne responsable des communications sur toutes les plateformes médiatiques, idéalement un membre de la direction.

Employés – Avisez vos employés des changements d’horaire ou de lieu de travail au moyen des réseaux sociaux, des systèmes d’alerte d’urgence, des numéros en 800 et des sites Web de l’entreprise. N’oubliez pas que certaines catastrophes peuvent rendre Internet et les lignes téléphoniques inutilisables, d’où l’intérêt de multiplier les canaux.

Clients – Même si aucune de vos activités n’est compromise, informez tous vos clients de l’état de votre entreprise. C’est particulièrement important si votre clientèle s’étend sur une vaste région inégalement frappée par la catastrophe. 

Fournisseurs – Demandez à vos partenaires de faire preuve de souplesse et de compréhension après un sinistre. Ils pourraient vous fournir de l’équipement ou des logiciels essentiels et se montrer prêts à adapter leurs modalités de facturation et de livraison le temps que votre entreprise fonctionne à nouveau normalement.

Organismes gouvernementaux et autorités de réglementation – Vous pourriez avoir besoin d’autorisations pour regagner vos locaux ou les reconstruire après une catastrophe. D’autres entreprises seront dans votre situation. Il est donc primordial de communiquer régulièrement avec les organismes nationaux ou municipaux pour vérifier que le processus d’approbation avance.

Sources de financement – Présentez vos réclamations d’assurance sans tarder. En tant que client de Chubb, vous êtes assuré que notre équipe traitera votre dossier le plus rapidement possible pour faciliter la reprise de vos activités. Cliquez ici pour amorcer le processus. Si vous avez besoin de financement supplémentaire, vous pouvez communiquer avec votre institution financière pour qu’elle vous donne accès à une ligne de crédit garantie ou à un fonds d’urgence.

Les dommages à un bâtiment sont parfois invisibles. Il est primordial de vérifier que vos locaux sont structurellement stables et exempts de tout risque avant le retour de vos employés ou de vos clients. Suivez ces étapes simples avant de reprendre vos activités.

• Engagez des ingénieurs pour confirmer l’intégrité structurelle des bâtiments ou des installations.
• Faites inspecter les systèmes électrique, informatique et de télécommunications pour vérifier qu’ils ne présentent aucun danger résultant d’un dégât d’eau.
• Contrôlez votre approvisionnement en eau pour écarter toute contamination.
• Veillez à ce que toutes les matières dangereuses soient stockées de façon sécuritaire. En cas de fuite, il sera nécessaire de mandater une société spécialisée en nettoyage et en enlèvement.
• Remplacez tous les filtres des équipements pour éliminer la poussière, les débris et les produits chimiques qui pourraient obstruer les systèmes de ventilation. 
• Faites inspecter les ascenseurs et les systèmes de protection des personnes par des professionnels.
• Traitez comme il se doit les ustensiles de cuisine qui sont entrés en contact avec de l’eau de crue.
• Nettoyez, examinez et testez les dispositifs et les commandes de sécurité sur tous les équipements.
• S’il y a eu une coupure de courant, inspectez les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation avant de les alimenter et de les mettre sous pression.
• Effectuez des tests de détection d’amiante ou d’autres agents chimiques ou toxiques dans le bâtiment.
• Vérifiez que tous les espaces destinés aux visiteurs ou aux employés sont bien éclairés et qu’ils ne présentent pas de débris, d’eau, de poussière ou de déversement de liquide. 

Si vous ne pouvez pas encore regagner vos locaux, suivez ces étapes pour faciliter les réparations et la reconstruction :

• Prenez connaissance des exigences actuelles du code de construction et des règlements municipaux en matière de démolition, de nettoyage et de reprotection.
• Établissez les normes de construction minimales en matière de tremblement de terre, de tempête et d’inondation et obtenez les permis nécessaires.
• Définissez des priorités sur le site de restauration en isolant les fonctions commerciales cruciales et les processus nécessaires au maintien des activités.
• Notez tous les dommages, en consignant notamment les estimations et les coûts des travaux de réparation et de remplacement, et recensez clairement les besoins pour la reprise.
• Mettez en place des procédures de sécurité dans les locaux sinistrés pour protéger les biens intacts. Contrôlez l’accès aux lieux et vérifiez que les systèmes de protection ont été réactivés.

Même si votre bâtiment répond à toutes les normes de sécurité et que vos employés sont physiquement capables de reprendre le travail, une catastrophe peut avoir des conséquences émotionnelles qui compliquent le retour à la normale. Voici quelques conseils pour aider vos employés à gérer le stress post-traumatique :

• Les employés peuvent aussi avoir subi des pertes sur le plan personnel. Pour les aider, mettez en place des accommodements comme un transport par camionnettes ou du covoiturage, un service de garde sur place pendant la journée et des horaires flexibles.
• Organisez des réunions régulières avec les employés pour les informer de l’avancée des travaux et leur rappeler les objectifs globaux de l’entreprise. 
• Fournissez des services d’aide aux employés ou engagez un cabinet de gestion de crise pour épauler le personnel stressé.
• Si les employés participent à la restauration, équipez-les au besoin de matériel de protection comme des lunettes, des gants et des masques antipoussière ou filtrants.
• Quand des employés doivent effectuer de nouvelles tâches au cours du processus de restauration, veillez à ce qu’ils soient correctement formés.