Dans le pire des cas, les différends entre les entreprises de services professionnels et leurs clients peuvent entraîner des poursuites judiciaires coûteuses. Les garanties de responsabilité professionnelle ou de pratiques d’emploi (E&O) peuvent aider à répondre à de telles réclamations et aux frais juridiques qui en résultent, mais il est évidemment préférable de prévenir ces réclamations dès le départ. En prenant les sept mesures suivantes, vous pouvez améliorer la gestion de votre entreprise, réduire certains coûts et éventuellement prévenir ou réduire la portée des réclamations en matière de responsabilité professionnelle :
Avoir recours à des contrats écrits détaillés pour tous les projets. Vous avez plus de chances d’éviter les litiges si vous n’entreprenez des travaux qu’après la vérification par un avocat d’un contrat détaillé requérant une signature. Les contrats de service les plus fiables comprennent :
- une description détaillée des services, ainsi qu’une liste précise des tâches à accomplir;
- un calendrier d’exécution;
- les limitations de responsabilité et l’étendue des dommages;
- une procédure de dépôt et de résolution des plaintes
Il est toujours préférable de demander à un avocat d’examiner tous les contrats avant de les signer.
Communiquer de manière efficace. En communiquant de manière claire, régulière et ponctuelle avec les clients, vous vous assurez non seulement du bon déroulement des projets, mais aussi de la prévention de malentendus. Il est important de communiquer par courriel et d’avoir ainsi un compte rendu écrit de vos échanges. Cela pourrait servir de preuve de défense en cas de réclamation pour responsabilité civile professionnelle.
Sélectionner et superviser rigoureusement les employés et les sous-traitants. Confirmez que ceux-ci possèdent les compétences, l’expérience et les accréditations nécessaires pour travailler sur le projet. Inspectez leur travail à mesure que le projet avance afin de vous assurer que votre entreprise respecte ses obligations contractuelles.
Établir un ensemble de jalons prédéfinis pour chaque projet. À l’exception des contrats de service récurrents, tout contrat de services professionnels comportera idéalement une date limite pour l’achèvement d’un projet. En outre, il est préférable d’inclure des objectifs provisoires, tout particulièrement pour les projets complexes et de longue durée. Ces jalons peuvent permettre au client de participer au suivi du projet et vous permettre d’apporter des corrections si nécessaire.
Veiller à maintenir un processus de révision rigoureux. En d’autres termes, vérifiez votre travail deux fois. Veillez à ce qu’une évaluation rigoureuse de la documentation clé soit effectuée par plus d’une personne. Pour le développement de logiciels et les services numériques, mettez en place un processus d’assurance qualité (AQ). Effectuez également une révision juridique de vos livrables, le cas échéant.
Respecter les lois, les règlements et les meilleures pratiques du secteur. Prenez des mesures pour vous assurer que vos services sont conformes à toutes les lois et réglementations applicables. Le respect des meilleures pratiques du secteur peut également contribuer à protéger votre entreprise contre des plaintes alléguant que votre travail n’a pas respecté la norme de diligence recommandée.
Prévenir les cyberrisques. La capacité de votre entreprise à servir ses clients avec succès peut dépendre de la gestion des données et des logiciels d’exploitation, ainsi que de la protection des informations confidentielles. Le travail peut être perdu ou compromis si les systèmes technologiques tombent en panne ou sont violés par des cybercriminels. Vous pouvez contribuer à minimiser ces cyberrisques en maintenant une sécurité informatique forte et en analysant, mettant à jour et apportant des modifications à vos systèmes informatiques de manière régulière.
Ressources supplémentaires de Chubb
Erreurs et omissions/responsabilité civile professionnelle
Gestion des risques cybernétiques
Le présent document est fourni à titre indicatif et se veut complémentaire à l’accompagnement de vos conseillers professionnels en assurance pour la mise en place d’un programme de prévention. Elle offre un simple survol et ne saurait remplacer la consultation de votre courtier d’assurance ni des conseils juridiques, professionnels ou de génie.
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